Agile University: มหาวิทยาลัยปรับตัวในยุคเกินคาดการณ์

ในยุคที่การศึกษาระดับอุดมศึกษาเผชิญความท้าทายและไม่มีรูปแบบใดสมบูรณ์แบบ (Perfect) อีกต่อไป การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างเกินคาดการณ์ (Beyond expectation) เกิดขึ้นจากสภาพเศรษฐกิจ สังคม โครงสร้างประชากร สิ่งแวดล้อม เทคโนโลยีดิจิตอล รวมไปถึงการระบาดของไวรัส COVID-19 ที่เข้ามากระทบและทำให้รูปแบบของมหาวิทยาลัยทั่วโลกเปลี่ยนแปลงไป ทั้งการดำเนินภารกิจหลักและการบริหารจัดการภายในองค์กร ซึ่งแน่นอนว่าหลายสิ่งที่เปลี่ยนไปแล้วเหล่านั้นจะเป็นความปกติใหม่ (New normal)

จากผลการศึกษาของ PWC ได้วิเคราะห์สภาพความกดดันของมหาวิทยาลัยที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงตัวเองไม่ว่าจะเป็น การกระตุ้นหรือรักษาตลาดทางการศึกษา เกิดระบบการเรียนรู้ที่เข้ามาทดแทนระบบปริญญาแบบดั้งเดิม สถาบันถูกเทคโนโลยีดิจิตอลเข้ามาพลิกโฉม (Disrupted) จนก้าวตามไม่ทัน และคุณภาพการสอนที่มีประสิทธิภาพภายใต้กรอบแนวคิดใหม่ เมื่อกลุ่มลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความต้องการแตกต่างไปจากเดิม ฉะนั้นปัจจุบันการดำเนินพันธกิจและการทำงานของมหาวิทยาลัยจำเป็นต้องรวดเร็วและยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้นดังหลักการที่เรียกว่า “Agile” โดยหัวใจสำคัญของการทำงานด้วยแนวคิดนี้คือความต้องการของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย “Customer & Stakeholder Need” ซึ่งหากมหาวิทยาลัยเข้าใจ สามารถมองโลกในมุมมองของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าต้องการอะไร พร้อมทั้งหากสามารถตอบสนองได้เหนือความคาดหมายของพวกเขาได้ มหาวิทยาลัยย่อมได้เปรียบและสร้างผลลัพธ์ใหม่ๆได้แม้ว่าจะไม่สามารถคาดการณ์อนาคตได้แม่นยำเช่นเดิม ซึ่งในยุคที่มหาวิทยาลัยต้องปรับตัวอยู่ตลอดเวลาเช่นนี้ มหาวิทยาลัยจำเป็นต้องยึดหลักสำคัญ 4 ประการ คือ

สร้างความเชื่อมั่นในทีมงานและปฏิสัมพันธ์ (Individuals and Interactions) ผู้บริหารมหาวิทยาลัยให้ความเชื่อมั่น (Trust) แก่ทีมงานและบุคลากรในองค์กร และจำเป็นต้องมอบอำนาจในการตัดสินใจแก่ทีมมากยิ่งขึ้น ลดลำดับขั้นตอนการทำงานลงและเครื่องมือตามระเบียบ
ให้ความสำคัญกับผลงานที่นำไปใช้งานได้จริง (Working Works) รูปแบบทำงานของมหาวิทยาลัยต้องไม่เน้นเพียงแค่การดูเอกสารหรือข้อมูลอ้างอิงที่สมบูรณ์แบบเท่านั้น แต่ต้องพิจารณาถึงตัวอย่างผลงาน (Demo) ที่เป็นสิ่งการันตีของทีมงานว่าจะสามารถดำเนินงานนั้นๆให้เกิดขึ้นจริงได้
ร่วมมือกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Customer & Stakeholder Collaboration) การพัฒนาผลลัพธ์ใหม่ของมหาวิทยาลัยต้องเกิดจากความเข้าใจความต้องการและปัญหาที่ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพบ อาทิ นิสิตนักศึกษา คณาจารย์ บุคลากร ศิษย์เก่า ผู้ประกอบการ ผู้สนับสนุนทุนวิจัย พันธมิตรหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ซึ่งประสบการณ์และความเชี่ยวชาญที่มหาวิทยาลัยมีอยู่ในอดีตอาจไม่เพียงพอต่อการณ์สร้างผลผลิตที่ตอบโจทย์การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน
ตอบสนองการเปลี่ยนแปลง (Responding to Changes) การวางแผนระยะยาวเกินไปมีความเสี่ยงต่อมหาวิทยาลัยเมื่อเวลาและสถานการณ์เปลี่ยนไป หากพบว่าลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเปลี่ยนแปลงความต้องการไป มหาวิทยาลัยควรปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ก้าวทันและเพิ่มคุณค่าขึ้นอย่างต่อเนื่อง/ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบและทำตามแผนงานเดิมที่กำหนดไว้

การตอบสนองเปลี่ยนแปลงที่มหาวิทยาลัยสามารถนำหลักการของ Agile มาใช้เพื่อสร้างคุณค่า พัฒนาประสิทธิภาพ และยกระดับคุณภาพของมหาวิทยาลัย โดยเฉพาะกับการตอบสนองผลกระทบที่ตามมาหลังสถานการณ์ COVID-19 คลี่คลายลง โดยสามารถแสดงตัวอย่างได้ดังนี้

ภารกิจหลักของมหาวิทยาลัย เช่น เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของมหาวิทยาลัยระดับโลก (World-class Competitiveness) ปรับการเรียนการสอนให้ยืดหยุ่น พัฒนาระบบ Micro-credentials ที่เป็นทางเลือกของระบบปริญญา (Degree) ออกแบบหลักสูตรบูรณาการสาขาวิชา สร้างนวัตกรรมให้ตอบสนองภัยคุกคามใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เป็นต้น
ภารกิจสนับสนุนการดำเนินงานของมหาวิทยาลัย เช่น ยกระดับทักษะของบุคลากรแบบ Just-in-time ผสมผสานการทำงานแบบ Work from Home กับ Work at Office ถ่ายโอนงานร่วมกับพันธมิตรภายนอกที่มีความชำนาญ ลดขั้นตอนทางเอกสารและลำดับการตัดสินใจ แชร์ข้อมูลภายในร่วมกันบนแพลตฟอร์มกลาง นำดิจิตอลมาใช้ยกระดับงานใหม่ๆ ระบบวัดและประเมินผลเชิงนวัตกรรม

ดังนั้นการยกระดับมหาวิทยาลัยให้สามารถดำรงอยู่ต่อไปจึงจำเป็นต้องนำกระบวนการเชิงนวัตกรรมเข้ามาใช้เพื่อสร้างวัฒนธรรมการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรบนหลักความคล่องตัวและยืดหยุ่น เพราะการยกระดับให้มหาวิทยาลัยสามารถแข่งขันและปรับตัวได้คงไม่ได้หวังพึ่งเพียงยุทธศาสตร์หรือปฏิรูประบบต่างๆที่มีระยะเวลากำหนดเท่านั้นแต่มหาวิทยาลัยต้องการโมเดลธุรกิจ (Business Model) และวัฒนธรรมองค์กรที่เหมาะสมและก้าวทันโลกสมัยใหม่ และพึงตระหนักอยู่เสมอว่ามหาวิทยาลัยต้องตอบสนองการเปลี่ยนแปลง “Response to changes” ไม่ใช่ทำตามแผนปฏิบัติการ “Follow the plan” อีกต่อไป

อวิรุทธ์ ฉัตรมาลาทอง, ศูนย์บริหารความเสี่ยง จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

ที่มา :