หากทั่วโลกและประเทศไทยอยู่ในสถานการณ์ปกติเหล่านักบริหารความเสี่ยงและผู้ตรวจสอบภายในแต่ละมหาวิทยาลัยคงกำลังติดตามและรวบรวมผลการดำเนินการบริหารความเสี่ยงประจำไตรมาสเพื่อรายงานแก่คณะผู้บริหารและคณะกรรมการที่เกี่ยวข้อง หรือผู้ตรวจสอบที่กำลังดำเนินการตามแผนการตรวจสอบประจำปี อย่างไรก็ตามในสถานการณ์ที่มีการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ซึ่งเมื่อเหตุการณ์ที่อยู่นอกเหนือการคาดการณ์เกิดขึ้นส่งผลให้ลำดับของแผนงานต่างๆต้องเปลี่ยนแปลงไปและเป็นโอกาสให้การบริหารความเสี่ยงและการตรวจสอบภายในถูกใช้ในวัตถุประสงค์ใหม่ที่แตกต่างออกไปจากเดิม
การขยายบทบาทของกลไกการบริหารจัดการความเสี่ยงและตรวจสอบภายในออกไปให้มากกว่าปกติจึงเป็นโอกาสใหม่ที่องค์กรจะนำระบบที่เข้าใจกันส่วนใหญ่ว่าเป็นกระบวนการสนับสนุนการบริหารจัดการ (งานหลังบ้าน) มาใช้สร้างคุณค่าและช่วยเหลือองค์กรในสภาวะวิกฤติเช่นนี้ โดยการบริหารความเสี่ยงและตรวจสอบภายในภายใต้สถานการณ์ COVID-19 แบ่งออกได้ 4 บทบาท
บทบาทที่ 1 สนับสนุนการบริหารความต่อเนื่องขององค์กร ทุกมหาวิทยาลัยต่างเผชิญกับเหตุการณ์ความเสี่ยงและปัญหาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการหยุดทำการเรียนการสอนรูปแบบปกติ การเลื่อนของปฏิทินการศึกษา รวมทั้งกระบวนการทำงานที่วางแผนเพื่อบรรลุเป้าหมายของแต่ละคณะ สถาบัน วิทยาลัย และส่วนงานต่างๆ ซึ่งหลายส่วนงานบ้างได้จัดทำแผนบริหารความต่อเนื่องและบ้างก็ไม่มีแผนเพื่อรับมือล่วงหน้า ดังนั้นการร่วมมือกันเพื่อพัฒนาแนวทางตอบสนองความเสี่ยง และระบุวิธีการแก้ปัญหาอย่างฉับไว (Agile) จึงมีความสำคัญมาก โดยการสนับสนุนการพัฒนาและจัดทำแผนบริหารจัดการในสภาวะวิกฤตทั้งระหว่างที่สถานการณ์ยังอยู่และภายหลังจากสถานการณ์คลี่คล้ายแล้ว และสนับสนุนการขับเคลื่อนแผนบริหารความต่อเนื่องและแผนฟื้นฟูด้านต่างๆ อาทิ การเงิน งบประมาณ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ของมหาวิทยาลัย
บทบาทที่ 2 สนับสนุนข้อมูลสถานการณ์ความเสี่ยงและโอกาสที่เปลี่ยนแปลงไป ความท้าทายคือการคาดการณ์ที่ไม่สามารถพยากรณ์ได้เพื่อจัดการกับความเสี่ยงและความไม่แน่นอนจึงมีความสำคัญยิ่ง เนื่องจากมหาวิทยาลัยมีความเสี่ยงหลายประการณ์จากผลกระทบของการระบาดของ COVID-19 ในทุกภารกิจงาน เช่น ความเสี่ยงด้านปฏิบัติการ (Operation) การดำเนินตามกฎระเบียบ (Compliance) การเงิน (Finance) ชื่อเสียงและภาพลักษณ์ (Reputation & Image) สุขภาวะของประชาคม (Wellness) รวมถึงความเสี่ยงการทุจริต (Fraud) ดังนั้นผู้ที่ทำหน้าที่ขับเคลื่อนการบริหารความเสี่ยงจึงมีบทบาทในการจัดเตรียมข้อมูลสถานการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นเพื่อสนับสนุนการวางแผนให้มหาวิทยาลัยดำเนินงานได้อย่างความต่อเนื่อง ผลกระทบที่อาจเป็นได้ทั้งความเสี่ยงและโอกาสของมหาวิทยาลัย ให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ เสมือนเรดาร์ (Rader) ที่ตรวจจับวัตถุหรือภัยที่อาจสร้างความเสียหายแก่องค์กร
บทบาทที่ 3 สร้างความเชื่อมั่นและให้คำปรึกษาเชิงรุก บทบาทสำคัญอีกประการของผู้ตรวจสอบภายในและนักบริหารความเสี่ยงขององค์กรคือการสร้างความเชื่อมั่น (Assurance) ให้แก่องค์กรในยามวิกฤติผ่านการให้คำปรึกษา (Consulting) เพื่อให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานตอบสนองต่อเหตุการณ์ได้อย่างรวดเร็ว สร้างคุณค่าเพิ่มแก่องค์กรให้มีการบริหารจัดการและการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งสามารถการกำกับดูแลมหาวิทยาลัยตามหลักธรรมาภิบาลในสถานการณ์วิกฤติ
บทบาทที่ 4 ส่งเสริมวัฒนธรรมการบริหารความเสี่ยง เนื่องจากทัศนคติและมุมมองของบุคลากรในมหาวิทยาลัยเป็นพื้นฐานสำคัญที่การทำให้เกิดความร่วมมือ (Engagement) ที่จะลดระดับความเสี่ยงขององค์กรและสนับสนุนการดำเนินภารกิจของมหาวิทยาลัยอย่างต่อเนื่องในสถานการณ์วิกฤติ และขยายความรับผิดชอบต่อสังคมในวงกว้างซึ่งเป็นหนึ่งในเป้าหมายทุกมหาวิทยาลัยในการต่อกรกับโรคระบาดครั้งนี้ นักบริหารความเสี่ยงสามารถแสดงบทบาทเพื่อให้สมาชิกในองค์กรมั่นใจว่ามาตรการบริหารความเสี่ยงและความต่อเนื่องของมหาวิทยาลัยที่ใช้รับมือมีความชัดเจน เกิดความเข้าใจโดยทั่ว สัมพันธ์กับทุกส่วนงานในมหาวิทยาลัย สามารถทำได้จริง เปิดโอกาสให้บุคลากรทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้ ถูกไปใช้โดยผู้บริหารระดับสูงและให้บุคลากรถือปฏิบัติตาม และมีการปรับปรุงแผนและการทำงานอย่างต่อเนื่อง ซึ่งตัวขับเคลื่อน (Drivers) ของวัฒนธรรมการบริหารความเสี่ยงจำแนกได้ 4 คู่ คือ 1) ความรู้และความเข้าใจ 2) สมรรถนะและบริบท 3) ความเชื่อและพันธสัญญา และ 4) การลงมือทำและการตัดสินใจ
ทั้ง 4 บทบาทเป็นเพียงตัวอย่างของสิ่งที่หน่วยงานที่รับผิดชอบงานด้านการบริหารความเสี่ยงและตรวจสอบภายในสามารถดำเนินการได้ภายใต้หลักการตามกรอบ (Framework) การบริหารความเสี่ยงและการตรวจสอบภายใน โดยดึงองค์ความรู้และศักยภาพออกมาใช้สนับสนุนความต่อเนื่องของระบบบริหารจัดการและการดำเนินภารกิจของมหาวิทยาลัย นอกจากนี้ในระดับบุคคลเองนักบริหารความเสี่ยงและผู้ตรวจสอบภายในของส่วนงานต่างๆภายในมหาวิทยาลัยล้วนแต่มีสมรรถนะและความถนัดที่โดดเด่นแตกต่างกันซึ่งย่อมสามารถนำมาใช้เสริมสร้างภูมิคุ้มกันและคุณค่าใหม่ๆให้แก่ตนเอง เพื่อนร่วมงาน องค์กร และสังคมไทยได้เช่นเดียวกัน
อวิรุทธ์ ฉัตรมาลาทอง, ศูนย์บริหารความเสี่ยง จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
ที่มา :
Risk Management and Internal Audit in times of COVID-19
https://home.kpmg/be/en/home/insights/2020/03/rc-how-risk-managers-and-internal-auditors-can-help-in-times-of-covid-19.html