ประชากรนับล้านบนโลกได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 ส่งผลต่อวิถีการทำงานที่แปรเปลี่ยนไป โดยเฉพาะกับรูปแบบการทำงานใหม่ๆ อาทิ การที่บุคลากรสามารถทำงานทางไกล (Remote Working) จากที่ใดก็ได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ การที่บุคลากรประชุมอยู่บนโลกเสมือน (Virtual Meeting) โดยไม่ต้องพบปะกัน และการที่บุคลากรใช้แพลตฟอร์มดิจิตอล (Digital Platform) ทำงานอย่างต่อเนื่องโดยไม่สะดุด เหล่านี้เป็นที่มาของคำว่า “Next Normal” ของโลกการทำงานต่อจากนี้ โดยในหลายเดือนที่ผ่านมาต่างมีข่าวสารและบทวิเคราะห์ต่างๆสะท้อนออกมาทั่วโลกว่าการทำงานในรูปแบบปกติใหม่เหล่านี้ไม่ได้กระทบต่อประสิทธิภาพของการทำงาน ในทางกลับกันเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ดี เป็นที่สังเกตได้ว่ารูปแบบใหม่ของการทำงานเหล่านี้เสมือนนวัตกรรมที่เป็นกลไกสำคัญสำหรับแผนบริหารความต่อเนื่องขององค์กร (Organization Continuity Plan) ทามกลางสถานการณ์วิกฤติ อย่างไรก็ตามอาจยังใช้ไม่ได้กับทุกประเภทองค์กร เนื่องจากยังคงมีหลายองค์กรที่ยังพึ่งพาการใช้แรงงานของคน เครื่องจักรกล และการปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน เช่น อุตสาหกรรมการผลิต การท่องเที่ยวและการโรงแรม เป็นต้น
มหาวิทยาลัยเป็นองค์กรหนึ่งที่สามารถประยุกต์รูปแบบการทำงานใหม่ๆมาใช้สนับสนุนความต่อเนื่องของดำเนินภารกิจหลัก (การเรียนการสอน การวิจัยและนวัตกรรม และบริการสังคม) และภารกิจสนับสนุน (Back Office) ท่ามกลางสภาพแวดล้อมและเงื่อนไขการทำงานที่เปลี่ยนไป แต่จะทำอย่างไรให้รูปแบบการทำงานใหม่ๆเหล่านี้ถูกปลูกฝังและถ่ายทอดเป็นสิ่งปกติในมหาวิทยาลัยภายหลังที่มาตรการ Lockdown สิ้นสุดลง โดยเฉพาะในประเทศไทยที่บางครั้งยังคงยึดติดกับโครงสร้างการทำงานแบบลำดับขั้น (Hierarchical Structure) ซ้ำซ้อน ไม่คล่องตัวมากนัก ทรานส์ฟอร์มสู่องค์กรที่สามารถเติบโตอย่างก้าวทะยานพร้อมส่งมอบคุณค่าใหม่ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสังคมได้ ในบทความนี้ศูนย์บริหารความเสี่ยง ขอนำเสนอ 8 Checklist สำหรับเป็นเครื่องมือให้ผู้บริหารและคนทำงานได้ลองตรวจเช็คดูว่ามหาวิทยาลัยของท่านพร้อมหรือยัง ที่จะปรับการทำงานภายหลังจาก Unlockdown ดังนี้
Checklist 1 กำหนดกลยุทธ์เพื่อช่วยให้บุคลากรยังคงรู้สึกเชื่อมโยงการทำงาน มีความผูกพันกับองค์กร และมีประสิทธิภาพภายใต้รูปแบบใหม่ของการทำงาน
Checklist 2 ประเมินความต้องการความช่วยเหลือและดูแลเพิ่มเติมของบุคลากรเกี่ยวกับการทำงานรูปแบบใหม่
Checklist 3 ตรวจสอบระบบโครงสร้างพื้นฐานและวางแผนความสามารถของมหาวิทยาลัยเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถสนับสนุนการทำงานรูปแบบใหม่ได้ เช่น Remote Working, Virtual Meeting, Digital Platform เป็นต้น
Checklist 4 จัดโปรแกรมเพิ่มสมรรถนะบุคลากรในการทำงานร่วมกับเทคโนโลยีดิจิตอล เช่น ความรู้ ทักษะ/ความสามารถ และคุณลักษณะอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
Checklist 5 วางแผนงานและรูปแบบสนับสนุนการทำงานรูปแบบใหม่เพื่อรองรับกรณีเกิดเหตุขัดข้องหรือชะงักในการทำงาน เช่น คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ขัดข้อง ไม่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รวมถึงการปรับตัวกับสภาวะการทำงานใหม่ของมหาวิทยาลัย (Onboarding) หรือการถ่ายโอนความรู้และทักษะการทำงานจากบุคลากรคนหนึ่งสู่อีกคนหนึ่งหากมีการลาออกเกิดขึ้น (Offboarding) เป็นต้น
Checklist 6 สร้างระบบรักษาความปลอดภัย (Security) ของรูปแบบการทำงานใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานรูปแบบใหม่มีความปลอดภัยทางด้านข้อมูลและโจรกรรมออนไลน์
Checklist 7 ลงทุนวิเคราะห์ลักษณะของผู้ใช้งาน (User Persona) เพื่อเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรที่มีความสำคัญต่อภารกิจของมหาวิทยาลัย และทำความเข้าใจความต้องการสนับสนุนและความสามารถให้ดียิ่งขึ้น
Checklist 8 สร้างแผนภาพของกระบวนการทำงานสำคัญของมหาวิทยาลัย (Journey Mapping) เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานรูปแบบใหม่ที่กำหนดไว้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลจริง
Checklist ทั้ง 8 ข้อนี้ เป็นรายการเบื้องต้นสำหรับมหาวิทยาลัยที่กำลังวางแผนและมีนโยบายที่จะทรานส์ฟอร์มองค์กรโดยประยุกต์รูปแบบการทำงานใหม่ให้รองรับกับสภาพการทำงานในอนาคตกำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่สิ่งสำคัญที่ผู้บริหารและคนทำงานในมหาวิทยาลัยควรคำนึงควบคู่กับรูปแบบการทำงานหรือระบบงานที่เป็นส่วนสนับสนุนประสิทธิภาพประสิทธิผลแล้ว คือคำตอบที่ว่า “Next Value” หรือคุณค่าในช่วงต่อไปของมหาวิทยาลัยจะเป็นอย่างไร จะส่งมอบอะไรให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสังคมต่อจากนี้ไป ทั้งนี้เพื่อให้มหาวิทยาลัยสามารถยืดหยัดฝ่ามรสุมต่างๆและปรับตัวอย่างต่อเนื่องได้ทันการณ์
อวิรุทธ์ ฉัตรมาลาทอง, ศูนย์บริหารความเสี่ยง จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
ที่มา :
- Workplace transformation in the wake of COVID-19
https://advisory.kpmg.us/articles/2020/workplace-transformation-covid-19.html - ‘Business as unusual’: How COVID-19 could change the future of work
https://news.un.org/en/story/2020/05/1064802
- Digital Enablement: Turning your transformation into a successful journey
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/at/Documents/human-capital/at-digital-enablement-turning-your-transformation-into-a-successful-journey.pdf